Guia de consignação
Como fazer o acerto de consignação com a fábrica (passo a passo)
O acerto de consignação é o momento em que a loja e a fábrica (ou o fornecedor) fecham as contas: o que foi vendido vira compra e é pago, e o que sobrou volta com nota fiscal de devolução. Quando é feito na planilha, é comum errar quantidade, misturar notas e devolver peça que já tinha sido vendida. Veja como fazer o acerto do jeito certo.
O que é o acerto de consignação
Na consignação, a fábrica envia as peças para a loja com uma nota fiscal de remessa em consignação. A loja só paga pelo que vender. De tempos em tempos (todo mês, a cada coleção ou na data combinada), as duas partes fazem o acerto:
- Peças vendidas: a fábrica fatura (emite a nota de venda) e a loja paga.
- Peças que sobraram: a loja devolve, com nota fiscal de devolução referenciando a nota de origem.
- Peças que ficam: continuam em consignação para o próximo acerto.
Passo 1: reúna as notas de remessa
Liste todas as notas de remessa em consignação que a fábrica enviou e que ainda têm saldo. Para cada nota, anote o número, a série, a data, a chave de acesso (44 dígitos) e os itens com código, tamanho e cor. A chave é indispensável: é ela que vai ser referenciada na NF de devolução.
Dica: importe o XML das notas em vez de digitar. Assim os códigos e as quantidades vêm exatamente como a fábrica emitiu.
Passo 2: abata o que já foi devolvido
Antes de calcular qualquer coisa, desconte as devoluções feitas em acertos anteriores. Esse é o erro mais comum: devolver de novo uma peça que já voltou para a fábrica. Para cada item, o saldo é: recebido − já devolvido.
Passo 3: some as vendas do período
Some as vendas de cada produto no período do acerto, em todos os canais: loja física (cupom fiscal / NFC-e), e-commerce (pedidos) e vendas por WhatsApp. Atenção a dois pontos:
- Cancelamentos e trocas não contam como venda.
- O código do produto no seu ERP pode ser diferente do código da fábrica (por exemplo, com um prefixo). Confira a correspondência antes de somar.
Passo 4: calcule o que deve estar na loja e conte
Para cada produto: deve ter na loja = recebido − vendido − já devolvido. Compare com a contagem física. Se a contagem for menor, há peça vendida sem registro, perdida ou com código trocado; se for maior, pode haver venda lançada errada. Resolva as diferenças antes de devolver.
Passo 5: monte a devolução por nota de origem
Decida o que volta e de qual nota sai cada peça. Muitas fábricas exigem uma NF de devolução para cada nota de origem, porque assim conseguem baixar o saldo de cada remessa. Uma regra simples é devolver primeiro das notas mais antigas.
Veja como emitir a nota no guia nota fiscal de devolução de consignação e os códigos no guia CFOP de consignação.
Passo 6: emita as notas e guarde o histórico
Emita a NF de devolução (no seu ERP, como o Bling), envie a mercadoria e guarde o registro do acerto: período, vendas consideradas, contagem e notas emitidas. É isso que garante que, no próximo acerto, ninguém devolva ou cobre a mesma peça duas vezes.
Perguntas frequentes
De quanto em quanto tempo fazer o acerto de consignação?
O prazo é combinado entre loja e fábrica. O mais comum é mensal ou ao fim de cada coleção. Quanto mais curto o intervalo, menor o risco de diferença de estoque.
Preciso emitir nota fiscal no acerto?
Sim. As peças que voltam para a fábrica precisam de nota fiscal de devolução referenciando a nota de remessa, e as vendidas são faturadas pela fábrica. Confirme o procedimento do seu estado com o contador.
Como evitar devolver uma peça que já foi devolvida?
Desconte sempre as devoluções anteriores antes de calcular o saldo e guarde o histórico de cada acerto. Um sistema de controle de consignação faz essa conferência automaticamente.